Schwierige Gespräche gut gestalten
Es braucht die richtigen Fragen, um sich wirkungsvoll vorzubereiten:
- Für einen wichtigen Kundentermin
- Zur Klärung von Problemen mit der/m ChefIn oder KollegInnen
- Wenn ein Banken- oder Amtstermin bevorsteht
- Wenn Sie als Führungskraft Ihre Position für eine Strategieklausur abklären wollen
- Wenn Sie als EPU knifflige Kooperationsverhandlungen vor sich haben
Inhalte der Vorbereitung:
"Den Faden aufnehmen..."
Gute Vorbereitung ist gefragt - speziell wenn Konflikte die Lösung verstellen!
Wir klären die Ausgangslage und welches Ergebnis Sie anstreben. Systemisches Arbeiten bezieht auch immer die Ziele und Interessen aller Beteiligten mit ein. Wenn die Rahmenbedingungen beleuchtet sind, legen wir den "Roten Faden" durch die Inhalte. Für kritische Momente finden wir die richtigen Worte.
Wie Sie durch kompetente Vorbereitung profitieren
- Sie entwickeln persönliche Sicherheit für knifflige Verhandlungen mit einem wichtigen Kunden, für einen Banken- oder Amtstermin
- Sie tragen durch Klärung von Wünschen oder Problemen mit dem Chef oder KollegInnen zum besser funktionierenden Geschäftsalltag bei
- Gespräche, die positiv für alle Beteiligten verlaufen, sichern auch Ihren Erfolg und Ihre persönliche Arbeitszufriedenheit
Gut Ding braucht... - Beispiel für Vorbereitung auf ein schwieriges Gespräch
Ausgangslage
Thomas war langjähriger Mitarbeiter eines Architekturbüros. Zu seinen Aufgaben gehörte es auch, die Genehmigungen von Ämtern und Behörden einzuholen. Für ein sehr wichtiges Projekt hatte es schon zahlreiche Vorbesprechungen gegeben, als nach Neuwahlen seine Ansprechpartner auf Gemeindeseite wechselten. Und plötzlich "wackelte" das Mandat für den Neubau..., ein Gespräch mit den neuen Verantwortlichen stand an.
Inhalt des Coachings
Zu Beginn des Coachings klärten wir die Rahmenbedingungen: Der Termin sollte im Amt stattfinden, daher galt es zu überlegen, welche Inhalte der 15 Ordner und elektronischen Unterlagen wichtig sein könnten. Anhand meiner Fragen verschaffte sich Thomas den nötigen Überblick, wir klärten Schwachstellen, die bei dem Termin nächste Woche auftauchen könnten, und erarbeiteten Stellungnahmen dazu. Besondere Plus-Punkte des Projekts - aus Auftraggebersicht - wurden übersichtlich zusammengefasst, sodass er sie sicher zur Sprache bringen konnte. Eine übersichtliches Bild untermauerte seine überzeugenden Argumente.
Schon der Teilnehmerkreis war die nächste Herausforderung: Wir überlegten, wer aus der Sicht von Thomas bei der Sitzung unbedingt dabei sein sollte und aus welchem Grund auch der Auftraggeber diesem Teilnehmerkreis zustimmen konnte. Dabei galt es "Altlasten" aus früheren Gesprächen ebenso wie Allianzen und Loyalitäten zwischen den TeilnehmerInnen zu berücksichtigen. Unser besonderes Augenmerk galt der Frage nach Interessen der GesprächspartnerInnen (die Themen gingen dabei von Wählerstimmenmaximierung bis zu familiären Verbindungen).
In einer kurzen Grafik stellten wir dann dar, welche Bedeutung die Umsetzung dieses Projektes für jeden Einzelnen haben konnte. Jenen, die als StellvertreterInnen agierten, sollten gültige "Verkaufsargumente" geliefert werden, um auch innerlich selbst hinter dem Projekt stehen und es vertreten zu können.
Zum Abschluss gab es noch ein persönliches Coaching für Thomas, dem es bisher "wenig angenehm war, mich so in den Vordergrund zu schieben".
Nutzen des Auftraggebers
Thomas hatte durch die gründliche Vorbereitung
- alle für die Auftragserteilung an seine Firma relevanten Fakten im Blick
- für sich greifbar und damit anderen vermittelbar gesammelt
- Argumente sichtbar dargelegt
- wichtige AnsprechpartnerInnen mit einbezogen
- innerlich zugestimmt, dass sein Auftreten jetzt wichtig und in Ordnung war
- und damit alles Mögliche für ein gelungenes Gespräch vorbereitet.